+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

В каких архивах хранятся сведения о регистрации организации

В каких архивах хранятся сведения о регистрации организации

Задача построения электронного архива документов появилась тогда же, когда на российском рынке появились системы электронного документооборота СЭД. За прошедшие 20 лет все юридические лица, заинтересованные в построении электронного архива корпоративного контента, давно сделали это. Вроде бы, вопрос решен, но большинство российских вендоров СЭД продолжают отмечать эту бизнес-задачу как тренд рынка СЭД в г. В большинстве случаев электронный архив шел приятным бонусом к автоматизации процессов.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Государственные архивы Санкт-Петербурга - запросы и получение архивных справок

Запрос рассматривается и исполняется архивом, если в нем указаны [36] :. Запрос может быть не принят к исполнению, если [37] :. В таком случае ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилию и почтовый адрес можно прочитать;.

Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Заявителя информируют, что необходимая ему информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение таких сведений;.

Руководитель архива или уполномоченное на это должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу. Архив письменно уведомляет заявителя о принятом решении и причинах его принятия;.

Руководитель архива или уполномоченное на это лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом на доступ к информации.

Письмо архива с информацией о том, что запрос не принят к исполнению по причинам, указанным в п. Если запрос написан на иностранном языке, архив возвращает его заявителю с уведомлением, что к исполнению принимаются только запросы, написанные на русском языке. Принятый к исполнению запрос выполняется бесплатно в соответствии с установленными сроками в порядке очередности по дате регистрации обращения заявителя [39] :.

С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен. Консультирование заявителя при личном обращении или по телефону проводит, как правило, сотрудник, который ведет прием граждан, или руководитель профильного структурного подразделения. Консультирование заявителя, обратившегося письменно, осуществляет, как правило, руководитель профильного структурного подразделения или сотрудник профильного структурного подразделения под контролем его руководителя.

Если состав и содержание документов архива не позволяют подготовить положительный ответ на запрос, сотрудник во время консультации устно или по телефону разъясняет заявителю, при наличии такой информации, в какой архив, государственный орган или организацию ему следует обратиться.

Для этого используется научно-справочный аппарат архива: картотеки, базы данных о составе и содержании документов архивных учреждений, может использоваться телефонный справочник организаций городов и районов данного региона, информационная сеть Интернет. В конце консультации сотрудник кратко подводит итоги и перечисляет данные, необходимые для составления запроса по конкретной теме. Факт консультирования отмечается сотрудником, проводившим консультацию, в базе данных, где фиксируется весь комплекс работ по предоставлению государственной услуги.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по его исполнению. Письменный запрос, как правило, регистрируется в структурном подразделении, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в профильном структурном подразделении или приемной архива.

Запрос, присланный по электронной почте, принимается в том случае, если в нем указаны фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, телефон.

Запрос распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке [43]. Если заявитель обращается в архив по телефону, ему предлагается придти в архив лично или прислать запрос по почте или электронной почте с указанием необходимых данных.

Каждому запросу присваивается новый регистрационный номер в противном случае невозможно использование электронной программы регистрации запроса, при которой поступившему запросу новый номер присваивается автоматически.

В базе данных должны фиксироваться все этапы работы от консультирования заявителя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа архива и содержать следующую информацию:. Элементами регистрационного номера могут быть: дата регистрации, делопроизводственный номер, первые буквы или одна буква фамилии заявителя, например: Часто регистрационный номер запроса состоит из первой буквы фамилии лица, о котором запрашивается информация, и порядкового номера запроса.

В случае получения запроса по электронной почте в конце к номеру следует добавить соответствующий символ, например, ;. Если это лицо изменяло свою фамилию, то в регистрационном документе сначала указывается фамилия, которую человек носит в настоящее время, а затем в скобках указывается та фамилия, под которой лицо, указанное в запросе, работало. Регистрация запросов ведется в электронной форме. В ряде случаев: территориальная удаленность архивохранилищ друг от друга, трудоемкость исполнения запроса — архивные справки могут составляться на каждую организацию отдельно;.

Ряд запросов при регистрации ставится на особый контроль , например, запросы социально-правового характера, поступившие от органов государственной власти и управления, правоохранительных органов и др. Затем запрос выполняется в порядке, изложенном в данных Методических рекомендациях. Этап работы, начинающийся с рассмотрения запроса руководством архива и заканчивающийся передачей его на исполнение конкретному сотруднику в разных архивах может включать разный набор действий и разную их последовательность.

Зарегистрированный запрос в день его регистрации рассматривается руководством архива или уполномоченным должностным лицом лицами и направляется на исполнение в профильное структурное подразделение или непосредственному исполнителю [44] , что фиксируется в резолюции на запросе.

Если запрос поступает в профильное структурное подразделение, то дальнейшую работу с ним до передачи непосредственному исполнителю, проводит руководитель этого структурного подразделения. Запросы социально-правового характера, поступившие от граждан и организаций, не указанных в п.

В тексте заявления гражданина или запроса организации должно быть написано, что заявитель или организация на основании доверенности уполномочены получить запрашиваемые сведения. Далее указывается, кем и когда была выдана доверенность, ее номер. В случае поступления заявления от гражданина или запроса от организации о представлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии доверенности на получение такой информации в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана, называется причина, по которой запрос не был принят к исполнению, приводится ссылка на нормативный документ, обосновывающий отказ.

Далее дается рекомендация обратиться в организацию, имеющую право на доступ к конфиденциальной информации см. Специфика использования конфиденциальных персональных данных… , например, в судебные органы, поскольку при условии заведения дела судебные органы имеют право на доступ к конфиденциальной информации, касающейся существа вопроса [45]. Проверка запроса на повторяемость. Повторным считается запрос, поступивший от одного и того же лица или организации по одному и тому же вопросу, если:.

Программа по регистрации запросов социально-правового характера может обеспечивать автоматическую проверку на повторяемость каждого поступившего запроса. В случае получения повторного запроса рядом с регистрационным штампом, поставленным на новый запрос, необходимо указать номер первого запроса. Изучение запроса с целью определения степени полноты содержащейся в нем информации и ее достаточности для начала поисковой работы предполагает возможность обращения к заявителю для получения дополнительных сведений.

В случае, когда исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, копии запроса с сопроводительными письмами архива направляются в соответствующие организации для исполнения. После завершения этой работы, руковолитель профильного структурного подразделения назначает непосредственного исполнителя, информация о котором вносится в Базу данных. При выборе исполнителя учитывается сложность запроса, сроки его исполнения, специализация сотрудника, его квалификация и опыт, знания состава и содержания документов архива, загруженность, сложность запросов, уже находящихся у него на исполнении и т.

Сбор информации для ответа предполагает работу с печатными справочниками, научно-справочным аппаратом архива для выявления фондов и дел, содержащих запрашиваемую информацию: путеводителями, указателями, картотеками, описями и др.

Данные об административно-территориальных границах уточняются на начальном этапе работы по исполнению запросов. В случае несовпадения архивных данных с данными заявителя, которые связаны с административно-территориальными изменениями, переименованиями территорий, населенных мест: губерний, областей, уездов, районов, городов, сел, необходимо указать в ответе заявителю старые и новые названия населенных пунктов для подтверждения того, что это один и тот же объект.

Порядок просмотра фондов и дел для подготовки справки определяет, как правило, непосредственный исполнитель. Большую помощь исполнителю могут оказать памятки по исполнению запросов разной тематики, подготовленные с учетом действующей нормативной базы и специфики состава и содержания фондов данного архива.

Результатом работы по исполнению запроса являются следующие информационные документы архива:. Информационные документы архива составляются на основании сведений, содержащихся в справочно-поисковых средствах система НСА и документах данного архива. Ответ на запрос дается на государственном языке Российской Федерации [46]. Архивная справка составляется на основании документов подлинников, заверенных копий , хранящихся в архиве.

Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий а не документов с указанием видов архивных документов и их дат. Даты могут быть указаны: только цифрами, например, В архивной справке допускается цитирование архивных документов. При цитировании документа начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов или абзацев обозначаются многоточием.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках.

Если в запросе и в документах при написании ф. Если в документе указана только фамилия без инициалов или инициалы без расшифровки, в справке так информация и дается. В скобках может быть добавлено: так в документе. Если в течение запрашиваемого периода времени организация переименовывалась , то в справке необходимо назвать все ее переименования в хронологической последовательности за запрашиваемый период, при этом вначале полностью указывается последнее наименование организации-фондообразователя.

Наименование организации при первом упоминании приводится полностью, затем в скобках, если оно существует, указывается ее официальное сокращенное наименование, которое может использоваться далее в тексте при повторных упоминаниях.

Если организация переименовывалась более трех раз, то все переименования указываются в самостоятельной архивной справке, которая помещается в качестве приложения к основной архивной справке. Информация о переименовании дается на основании учредительных документов и приказов по основной деятельности организации. В архивную справку включается информация, запрашиваемая пользователем, а также информация, необходимая для подтверждения запрашиваемых сведений например, информация о переименовании организации.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Возможно проставление архивных шифров и номеров листов архивных документов в тексте архивной справки сразу после изложения каждого факта или события.

При отсутствии в архиве документов по теме запроса архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным или рукописным справочным материалам, периодической печати с точным и полным указанием источника.

В этом случае вместо названия фонда в архивной справке указывается источник информации:. Например: В тексте неразборчиво или Так в документе. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива. Однотипные часто встречающиеся запросы могут иметь стандартную форму ответов. Такие бланки ускорят процесс исполнения запросов.

Архивная справка подписывается руководителем архива и заверяется гербовой печатью архива. Архивная справка печатается в двух экземплярах. При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. Если документы в тексте архивной справки названы, после двоеточия указывается количество листов и экземпляров. Кроме того, в сопроводительное письмо включается информация о наличии или отсутствии сведений по кодам видов оплаты труда и удержаний из заработной платы и их расшифровке за указанный в архивной справке период и о расшифровке кодов, если виды оплаты труда даны по кодам.

В ряде случаев заявитель обращается в архив целенаправленно за архивными копиями. Письмо подписывается руководством архива. На обороте каждого листа архивной копии проставляются поисковые данные документа: архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются гербовой печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица.

Архивные копии, направляемые за рубеж, заверяются подписью руководителя архива [49]. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу.

Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами. Аутентичность архивной выписки удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью архива [51]. Информационное письмо заявителю составляется при отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, и информации об их местонахождении, в случае пересылки запроса в профильную организацию.

Информацию о просмотренных фондах и делах целесообразно проставлять на втором экземпляре документа, который остается в деле в архиве.

Информационное письмо оформляется аналогично архивной справке.

Архив документов

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. Дорогие читатели!

Скачать Приложение к Основным правилам работы архивов организаций в формате. Скачать Приложение к Основным правилам работы архивов организаций в заархивированном файле формата.

Запрос рассматривается и исполняется архивом, если в нем указаны [36] :. Запрос может быть не принят к исполнению, если [37] :. В таком случае ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилию и почтовый адрес можно прочитать;. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Заявителя информируют, что необходимая ему информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение таких сведений;.

В каких архивах хранятся сведения о регистрации организации

В жизни каждого человека может возникнуть необходимость восстановить информацию о давних событиях, имевших место годы или даже десятилетия назад. В качестве примера можно привести сведения о трудовом стаже, заработной плате, периоде учебы - в документальном подтверждении этих данных нуждается каждый гражданин России, оформляющий пенсию. Также нередко люди разыскивают информацию о своих родственниках, связь с которыми утрачена, о предках при восстановлении генеалогического древа и исследовании истории своей семьи и т. Но что делать, если документы, содержащие нужные сведения, на руках отсутствуют? Куда обратиться, если, например, Вам требуется подтвердить трудовой стаж, а трудовая книжка утеряна, и предприятие или учебное заведение, где Вы работали учились , давно ликвидировано сменило адрес, наименование В подобных случаях единственным способом получения сведений из официального источника является обращение в государственный архив. Результаты поиска информации архивы выдают в форме архивных справок.

2. Учетные документы архива

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание. В ней указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, — сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива. При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов.

К летию со дня рождения Ю.

Обратиться к ликвидационной комиссии Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему — поскольку именно она решает все вопросы с передачей документов в тот или иной архив. Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости потвердить что это правда начинаются проблемы. Как и почему так происходит?

За генеалогией в архивы ЗАГС

Одним из источников для получения генеалогической информации советского периода являются специализированные органы государственной власти, осуществляющие регистрацию, сбор и обработку актов гражданского состояния:. Согласно Федеральному закону от 15 ноября г. Таким образом, при обращении в органы ЗАГС или иные органы, осуществляющие запись актов гражданского состояния, можно получить информацию о рождении, смерти, браке, отцовстве в отношении себя и своих родственников.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как долго нужно хранить бухгалтерские документы?

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный муниципальный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Организация системы электронного архива: старая задача в новых условиях

.

Письмо архива с информацией о том, что запрос не принят к архив или организацию, где хранятся необходимые сведения, Регистрация запроса является основанием для начала действий по его исполнению.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

© 2018-2019 dkzavod.ru