+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Можно ли вести личное дело сотрудника в электронном виде

Можно ли вести личное дело сотрудника в электронном виде

Вопрос такой. Работаю на время отпуска основного работника специалистом по кадрам. Переводы, совмещения, совместительства соответственно все только в программе. Распечатывает только приказы, трудовой договор, доп. Говорит, что это облегчает ей работу, лишних бумаг нет штат всего лишь человек!

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Бухгалтерские услуги. Секреты формирования личных дел

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Ведение личных дел сотрудников

Вопрос такой. Работаю на время отпуска основного работника специалистом по кадрам. Переводы, совмещения, совместительства соответственно все только в программе.

Распечатывает только приказы, трудовой договор, доп. Говорит, что это облегчает ей работу, лишних бумаг нет штат всего лишь человек! Вопрос: правомерны ли ее действи?.

Ведь если, не дай бог вся программа полетит, никакой информации, кроме приказов и трудовых договоров не останется. На мой взгляд, это неправильно. А на ваш? Личные карточки, все виды приказов по кадрам и личному составу, табели, все журналы, все заявления, согласия на обработку персональных данных, доп. Так же документы разрешающие работу с наркотическими средствами, если у вас есть такие сотрудники и справки о несудимости из полиции. Хранить копии личных документов в личном деле работника вообще не нужно, могут придраться, да и вести само личное дело не обязательно, оно носит рекомендательный характер, поэтому личные документы у меня в сканах.

Копии документов об образовании лично я храню отдельно, мне так удобнее, так как на мед. Но на электронные данные обязательно нужно настроить резервное копирование, это уже к IT вопросы. Работодатель является коммерческой организацией, продолжает использовать в работе унифицированные формы кадровой документации, утвержденные постановлением Госкомстата. Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Работодатель не вправе вести личную карточку работника только в электронном виде, распечатывая ее лишь при увольнении.

Вести личную карточку на каждого сотрудника должны все организации п. При этом с 1 января года на основании ч. Эти организации вправе как пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно, так и продолжать использовать унифицированные формы. Таким образом, само по себе принятие работодателем решения продолжать использовать унифицированные формы кадровой документации не обязывает его придерживаться установленных постановлением правил их заполнения, поэтому теоретически работодатель вправе вести документацию в электронном виде.

Однако согласно п. Для выполнения этого требования в разделе III формы Т-2 предусмотрена графа 6 "Личная подпись владельца трудовой книжки". То есть ведение личной карточке в электронной форме, не позволяющей работнику проставить в ней свою роспись об ознакомлении с записью, не соответствует Правилам. Так, раздел II личных карточек должен вестись аккуратно, без помарок и неустановленных сокращений, четким и разборчивым почерком. Записи должны производиться чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного или синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов органов местного самоуправления - простым карандашом п.

Методическими рекомендациями предусмотрены и другие правила, которые не позволяют вести карточку в электронном виде помещение карточек в отдельные картотеки, изъятие карточек из картотеки и сдача их в архив.

Кроме того, при проверке государственной инспекцией труда работодатель обязан представить запрашиваемые документы, в том числе личные карточки работников, в виде копий бумажных документов. Предоставление работодателем документов в электронной форме не допускается п. В случае же ведения личных карточек только в электронном виде, распечатывая её только при увольнении либо в случае запроса контролирующих органов, велика вероятность того, что работник не сможет поставить подписи в ней отпуск, временная нетрудоспособность и т.

Отсутствие личных карточек в бумажном виде, а соответственно, отсутствие в них собственноручных подписей работников, подтверждающих своевременное ознакомление с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, является основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ч. Следовательно, работодатель не вправе вести личную карточку работника только в электронном виде, распечатывая ее лишь при увольнении.

Наличие бумажного экземпляра является обязательным смотрите также, к примеру, п. Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру. Если да, то в течение какого срока организация обязана хранить документы в электронном виде? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Унифицированные формы Т "записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", Т "записка-расчет при прекращении расторжении трудового договора с работником увольнении " организация обязана хранить в течение 75 лет, при этом допустимо хранение указанных документов в электронном виде.

Данная форма составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии. Обе формы предполагаются быть подписанными личной подписью в первом случае - работника кадровой службы, во втором - бухгалтера, при этом Указания не регламентируют, в какой форме должны составлять указанные документы - бумажной или электронной.

Правила хранения первичных учетных документов регламентированы Федеральным законом от Первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года ч. Обязанность организаций обеспечивать сохранность архивных документов, правила и сроки их хранения установлены Федеральным законом от Единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории России, а также контроль за их соблюдением отнесены к полномочиям Министерства Культуры РФ п.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения далее - Перечень , утвержден приказом Министерства культуры РФ от Согласно п. К данной категории документов относится отметка "ЭПК", которая означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".

Таким образом, записки-расчеты унифицированных форм Т, Т организация обязана хранить в течение 75 лет. Следует отметить, что сроки хранения документов не зависят от формы их существования - бумажной или электронной. Хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от В соответствии с п. Таким образом, поскольку законодательством не установлено иного, по нашему мнению, первичные документы, в том числе формы Т "записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", Т "записка-расчет при прекращении расторжении трудового договора с работником увольнении ", могут составляться в электронном виде и храниться на машинных носителях информации.

Мое мнение такое же - бумажные носители документов обязательны. Согласна с комментариями, за исключением двух моментов. Пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утв. N определено, что форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики. Так как иной формы, утвержденной Федеральной службой государственной статистики, в настоящее время нет, использовать допускается только форму Т-2, утвержденную постановлением Госкомстата России от Относительно срока хранения документов о ежегодных отпусках не согласна со следующим комментарием - "Согласно п.

Этим документам установлен срок хранения 5 лет. Конечно,бумажные носители обязаны быть. Сроки и правила хранения кадровой документации еще никто не отменял. Вход Регистрация Забыли пароль?

Главное меню. Вы здесь. Кристианчик Герасимова СЛ. Создать новую тему. Новые темы форума. Отпуск для внешнего совместителя Как перевести сотрудников на работу в субботу и воскресенье?

Зайти на форум Задать вопрос.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

Личные дела на работников в обязательном порядке обязаны вести только государственные учреждения на своих служащих. Однако каждому кадровику полезно уметь сформировать личное дело сотрудника без ошибок.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня. Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте.

Трудовые отношения и личное дело работника

С момента вступления в силу Постановления Правительства РФ от Сегодня обсуждается множество вопросов, среди которых чаще всего встречается два спорных момента:. Прямая обязанность работодателя ведения личных дел работников установлена для государственных, гражданских, муниципальных и иных служащих. Считается, что иным работодателям можно не вести личные дела работников, так как прямого указания этого нет, но это неверное суждение. Существует множество действующих документов советского периода правового регулирования и современных правовых актов, предписывающих хранение в личном деле работника ряда документов, сопровождающих или образующихся в ходе трудовых отношений, например:. Учитывая, что технология документирования и трудовые отношения регламентируются различными правыми и законодательными актами, которые следует исполнять равным образом, приходится признать необходимость ведения личных дел работников практически доказанной. Отдельного упоминания заслуживают иные, в том числе и ведомственные правовые акты, обязывающие включать определенные виды документов в состав личных дел, а именно:. Аргументация необходимости ведения личных дел в виде перечня приведенных документов обширна, но не конечна.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Подпишитесь всего за руб. Чек-лист для собеседования. Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника.

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Личные дела можно не вести. Личное дело работника – как его правильно оформить

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот. Личные дела сотрудников

.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

.

Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной . Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД.

.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. puncparlage

    Кто это монтировал? Руки вырвать нахуй!

© 2018-2019 dkzavod.ru